EL INVENTARIO
El inventario es una
relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de
una empresa o
persona en un momento determinado. Antiguamente lo normal era que los
inventarios se realizaran por medio físico (se escribían en un papel), pero
ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a toda una
empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con
papel.
El inventario es:
·
detallado porque se especifican las características de cada uno de los
elementos que integran el patrimonio.
·
ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas
correspondientes y las cuentas en sus masas patrimoniales.
·
valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial
en unidades monetarias.
El inventario
representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una
operación, sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer,
contablemente, dentro del activo como un activo circulante.
Contenidos
Qué es inventario
Los inventarios de
una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en
proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos
terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de
limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un
edificio, o algo más complejo, como una combinación de materias primas y
subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura. (Muller,
p.1) Conjunto de bienes
corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponilidad inmediata para
su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y venta
(mercancías y productos terminados). (Perdomo, p.72)
Se define un
inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos en
proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente
serán usados para satisfacer una demanda futura. (Moya, p.19)
El stock es
el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior empleo, más o
menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los consumen, sin
imponerles las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los posibles
retrasos en las entregas por parte de los proveedores. (Ferrín, p.47)
Los inventarios se
definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados. (Eppan,
p.364)
Tipos de
Inventarios
Existen diferentes
clasificaciones, a continuación se citan algunas de ellas.
Clasificación de
inventarios según su forma
·
Inventario de
Materias Primas: Lo conforman todos
los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han
recibido procesamiento.
·
Inventario de
Productos en Proceso de Fabricación: Lo
integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
·
Inventario de Productos
Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos
por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados
para ser vendidos como productos elaborados.
Existe un tipo de
inventario complementario, según su forma, que no es comúnmente citado en la
literatura:
·
Inventario de
Suministros de Fábrica: Son
los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Adicionalmente, en
las empresas comerciales se tiene:
·
Inventario de
Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes
que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los
compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán
todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras
características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en
cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido
compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las
mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han
sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo
u otros bienes).
Clasificación de
inventarios según su función
De acuerdo con
Castillo (p.5):
·
Inventario de
seguridad o de reserva, es el que se
mantiene para compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o
incrementos inesperados en la demanda de los clientes.
·
Inventario de
desacoplamiento, es el que se requiere entre dos
procesos u operaciones adyacentes cuyas tasas de producción no pueden
sincronizarse; esto permite que cada proceso funcione como se planea.
·
Inventario en
tránsito, está constituido por materiales que
avanzan en la cadena de valor. Estos materiales son artículos que se han pedido
pero no se han recibido todavía.
·
Inventario de ciclo, resulta cuando la cantidad de unidades compradas
(o producidas) con el fin de reducir los costos por unidad de compra (o
incrementar la eficiencia de la producción) es mayor que las necesidades
inmediatas de la empresa.
·
Inventario de
previsión o estacional se acumula
cuando una empresa produce más de los requerimientos inmediatos durante los
periodos de demanda baja para satisfacer las de demanda alta. Con frecuencia,
este se acumula cuando la demanda es estacional.
Clasificación de
inventarios desde el punto de vista logístico
Para Ballou (p.330,
331) se pueden clasificar así:
·
En ductos: estos son los inventarios en tránsito entre los
niveles del canal de suministros. Los inventarios de trabajo en proceso, en las
operaciones de manufactura, pueden considerarse como inventario en ductos.
·
Existencias para
especulación: las materias primas, como cobre,
oro y plata se compran tanto para especular con el precio como para satisfacer
los requerimientos de la operación y cuando los inventarios se establecen con
anticipación a las ventas estacionales o de temporada.
·
Existencias de
naturaleza regular o cíclica:
estos son los inventarios necesarios para satisfacer la demanda promedio
durante el tiempo entre reaprovisionamientos sucesivos.
·
Existencias de
seguridad: el inventario que puede crearse
como protección contra la variabilidad en la demanda de existencias y el tiempo
total de reaprovisionamiento.
·
Existencias
obsoletas, muertas o perdidas:
cuando se mantiene por mucho tiempo, se detriora, caduca, se pierde o es
robado.
Otras clases de
inventarios
En la siguiente
video presentación, del Profesor Francisco de la Peña de la Universidad a
Distancia de Madrid, se presentan tres modelos de clasificación de los
inventarios: (1) En función de la fase del proceso productivo en que se
encuentre; (2) en función de la fuente de la demanda; y (3) en función de su
utilización monetaria anual (Modelo ABC).
Por qué es útil
mantener inventarios
Siguiendo a Muller
(pp. 3 y ,4), en un ambiente manufacturero justo a tiempo, el inventario se
considera un desperdicio. Sin embargo, si la organización tiene dificultades en
su flujo de caja o carece de control sólido sobre (i) la transferencia de
información electrónica entre los departamen tos y los proveedores
importantes, (ii) los plazos de entrega y (iii) la calidad de los materiales
que recibe, llevar inventario desempeña papeles importantes. Entre las razones
más importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:
·
Capacidad de predicción: Con el fin
de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, es necesario
controlar cuánta materia prima, cuántas piezas y cuántos subensamblajes se
procesan en un momento dado. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo
que se necesita y lo que se procesa.
·
Fluctuaciones en la demanda: Una
reserva de inventario a la mano supone protección; no siempre se sabe cuánto va
a necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacerse a tiempo la
demanda de los clientes o de la producción. Si puede verse cómo actúan los
clientes en la cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de la
demanda se mantienen al mínimo.
·
Inestabilidad del suministro: El
inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando
escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante.
·
Protección de precios: La compra
acertada de inventario en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de
la inflación de costos.
·
Descuentos por cantidad: Con
frecuencia se ofrecen descuentos cuando se compra en cantidades grandes en
lugar de pequeñas.
·
Menores costos de pedido: Si se
compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor frecuencia, los costos
de pedido son menores que si se compra en pequeñas cantidades una y otra vez
(sin embargo, los costos de mantener un artículo por un periodo de tiempo mayor
serán más altos).Con el fin de controlar los costos de pedido y asegurar
precios favorables, muchas organizaciones expiden órdenes de compra globales
acopladas con fechas periódicas de salida y recepción de las unidades de
existencias pedidas.
Sistemas de
contabilización de inventarios
Se tienen dos
métodos o sistemas básicos de control de inventarios:
1. Sistema de
inventario periódico
Con este método la
empresa no lleva un registro continuo de su stock, en cambio, realiza el conteo
de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se plasman en
los informes financieros.
González (p.88) menciona como principales
características de este sistema:
·
Es costoso en cuanto se hace
necesario paralizar la actividad de la empresa para llevar a cabo el recuento
físico de la mercancía lo que implica un importante despilfarro de recursos.
·
No se sabe con exactitud el volumen
de existencias en cada momento y por tanto no permite llevar a cabo un
seguimiento adecuado ni una correcta política de productos (mermas, roturas,
rotaciones, rentabilidades, etc.)
2. Sistema de
inventario permanente o perpetuo
Con este método la
empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los costos de los
productos o mercancías que ha vendido.
González (p.89) además
señala las siguientes ventajas de este método sobre el periódico:
·
Permite un mejor control de los
artículo y la aplicación de técnicas de productos al poseer una información en
tiempo rela de los niveles de inventarios, rotaciones, evolución de precios,
etc. Por tanto mejora la toma de decisiones.
·
Facilita el recuento físico en el
caso de que esto sea necesario para llevar a cabo una verificación del
inventario.
·
Permite reducir costes y ofrecer un
mejor servicio a los clientes, etc.
Métodos de
valuación de inventarios
Entre los métodos
más importantes para valuar los inventarios, tenemos:
·
Método FIFO o
PEPS. Este método se basa en que lo primero
que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad
del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.
·
Método LIFO o
UEPS. Contempla que toda aquella mercancía
que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el
inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.
·
Método del Costo
Promedio Aritmético. El resultado lo
dará la media aritmética de los precios unitarios de los artículos.
·
Método del Promedio
Armónico o Ponderado. Este promedio se
calculará ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir
los importes totales entre el total de las unidades.
·
Método del Costo
Promedio Móvil o del Saldo. Calcula
el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por las
entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos.
·
Método del Costo
Básico. Por medio de este método se atribuyen
valores fijos a las existencias mínimas, este método es bastante parecido al
LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario
mínimo.
·
Método del Precio
de Venta al Detal. Permite la
estimación de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico
se practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los artículos.
·
Costo de Mercado o
el Más Bajo. Se toma como base el precio inferior
de las existencias, manteniendo el principio contabilístico del conservatismo
el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas.
Para saber más
sobre los sistemas de contabilización de inventarios y los métodos de valuación
de inventarios: Sistemas de valoración de inventarios
Conceptos
esenciales del manejo contable de inventarios
Para finalizar, y a
manera de resumen de aprendizaje, compartimos una serie de video lecciones (de
ConTabilizalo.com) en las que se presentan conceptos esenciales del manejo
contable de los inventarios en la empresa: concepto, tipos de inventario,
método UEPS, método PEPS, promedio ponderado e inventarios periódicos.
Confiamos en que te resultará de utilidad. (5 videos – 55 minutos)
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