LA NOMINA

LA NOMINA

La nómina es un documento contable que registra y controla los salarios, prestaciones y deducciones de los empleados de una empresa. Representa el cumplimiento del patrón hacia los empleados, al tener listo el cálculo y los recursos correspondientes a sus percepciones y deducciones para su pago en tiempo y forma. Simplemente, el buen funcionamiento del área de nóminas es una parte esencial para cualquier empresa. Una empresa con un área de nóminas desorganizada difícilmente cumplirá con los tiempos de pago, incurriendo en incumplimientos y seguramente, en multas administrativas.

Aspectos que tiene la nómina

La nómina surge para registrar la información de los empleados de acuerdo a sus condiciones de contratación y con base en ello realizar el pago de sus salarios. Los aspectos básicos son los siguientes:

1. Datos informativos del empleado y de la empresa.
2. Percepciones salariales (efectivo) y prestaciones.
3. Deducciones y retenciones.
4. Ingreso neto a percibir

Las empresas pequeñas empiezan con hojas de Excel donde van creando su nómina con la información del personal. Si su personal no sobrepasa las 10 personas, la hoja de Excel puede ser muy útil. Sin embargo, cuando la empresa empieza a crecer rápidamente, es conveniente contratar software que faciliten la administración de nóminas que ayude con esa carga de trabajo.

Periodicidad para hacer la nómina

El archivo de la nómina ya está hecho, lo que se tiene que hacer es el cálculo de las percepciones y deducciones del personal cada vez que se requiera hacer el pago al personal. En México, a la mayoría de empleados se les paga cada quincena. Esto dependerá del personal contratado, ya que hay un tipo de personal que se le paga semanalmente, catorcenal o algunos incluso se les paga mensualmente. Es importante conocer el tipo de contratación del empleado para poder configurar las modalidades de pago adecuadas.

Cómo calcular los salarios de los empleados

Si observamos la nómina de una mega empresa, pues nos quedaremos impresionados con todo lo que tenemos que calcular para pagar al personal. Veremos algunos conceptos claves que nos ayudarán en el cálculo de salariosde los empleados. Primeramente, debemos saber que el salario es la retribución se le paga al empleado por su trabajo o servicios en la empresa. Lo más, más importante para el empleado es el Salario. El salario según la Ley Federal del trabajo, se integra por:

• Pago en efectivo.
• Gratificaciones.
• Percepciones.
• Habitación.
• Primas.
• Comisiones.
• Prestaciones en especie y cualquier otra prestación.

La Ley parece poco clara en este artículo porque no describe cada concepto. Si señalará, por ejemplo:  Gratificaciones Anuales o Aguinaldo, entonces sería mucho más sencillo saber del concepto que hay que calcular. Existen conceptos en la Ley Federal del Trabajo que deben de actualizarse a la modernidad. El pago de salario bruto, generalmente se paga por transferencia o en cheque. Raramente se pagan los salarios en efectivo. Esto es una medida que implementa el SAT para evitar la evasión fiscal.

El salario mínimo diario

Según el art. 90 de la LFT, el salario mínimo es la cantidad mínima que un trabajador puede recibir por el trabajo de una jornada, es decir en un día. Cada año el valor de Salario Mínimo Diario se actualiza por la Comisión Nacional de Salarios Mínimos en función de la inflación. Lo podemos consultar en la página del SAT en Información Fiscal, Salarios Mínimos. Para el año 2017, éste fue fijado en $80.04 pesos para Zona Geográfica Única, es decir, solo hay un Salario Mínimo reconocido en la República Mexicana. ¡No lo olvides! Este valor es importante porque será referencia para el cálculo de algunos conceptos de retención de impuestos de las prestaciones de los empleados.

Pasos para calcular la nómina

Antes que nada, cada nuevo trabajador debe darse de alta en la base de datos de la empresa, así tendrán la información del empleado y las condiciones de contratación (sueldo, vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, horas extras, bonos, comisiones, etc).

• Paso 1: Identificar los datos del trabajador, sueldo, periodicidad de pago (quincenal, semanal, etc.), fecha de ingreso, las prestaciones y las incidencias durante el periodo (faltas, incapacidades, etc.).
• Paso 2: empezaremos a calcular los pagos y los descuentos:

Pagos (incrementan los ingresos del empleado) Sueldo Horas Extras Premio puntualidad Prima Vacacional

Descuentos (Disminuyen los ingresos del empleado) Faltas o inasistencias Incapacidades Cuota IMSS (Seguro Social) Retenciones de ISR

Paso 3: el resultado de la suma de los pagos menos los descuentos, dará como resultado el salario neto a pagar al empleado de ese periodo.

Liquidación de la nómina

Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago acorado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle.

A continuación se expone un ejemplo sencillo  de la liquidación  de una nómina. Para hacer el ejercicio más ágil y comprensible, el ejemplo se trabajará con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones para analizar el efecto que estos conceptos tienen en los diferentes conceptos que se deben liquidar.

Ejemplo de una liquidación de nómina en el año 2018

Para ilustrar el proceso de liquidación de la nómina supondremos los siguientes datos:

Concepto	Valor
Salario básico	1.000.000
Comisiones	100.000
Horas extras	50.000
Auxilio de transporte	88.211 (2018)
Total devengado	$1.238.211

Liquidación. 

La liquidación de la nómina se hace por parte, agrupando los conceptos que son relacionados, y tal vez le resulte útil consular el artículo que hemos llamado Partes de la nómina.

A continuación se liquidan los conceptos que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina.

Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)

Concepto	Valor
Salud (4%)	1.150.000 * 0.04 = 46.000
Pensión (4%)	1.150.000 * 0.04 = 46.000

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.

Seguridad social a cargo del empleador. 

Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social.

Concepto	Valor
Salud (8.5%)	1.150.000* 0.085 = 97.750
Pensión (12%)	1.150.000 * 0.12= 138.000
Riesgos laborales (Según tabla)	1.150.000*.00522 = 6.003

Consulte: Aportes a salud con la ley 1819  de 2016.

Prestaciones sociales. 

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen pare de las prestaciones sociales.

Concepto	Valor
Prima de servicios	1.233.140 * 0.0833 = 103.143
Cesantías	1.233.140 * 0.0833 = 103.143
Intereses sobre las cesantías	103.143 * 0.12 = 12.377
Vacaciones	1.000.000 * 0.0417 = 41.700 (Ver nota 6)

Notas aclaratorias:

1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
6. Para el calculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Aportes parafiscales. 

Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos.

Concepto	Valor
Cajas de compensación familiar	1.150.000 * 0.04 = 46.000.
I.C.B.F. (3%).	1.150.000 * 0.03 = 34.500.
1.150.000 * 0.03 = 34.500.	1.150.000 * 0.02 = 23.000.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe perder devisa que estos conceptos, en  algunos casos desaparecieron.

Consulte: ¿Cómo quedaron los aportes parafiscales con la ley la ley 1819 de 2016?

Neto a pagar al empleado. 

Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos, y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponde únicamente a los aportes a salud y pensión.

Total devengado 1.238.211

(-) Salud 34.000

(-) Pensión 34.000

Neto pagado $1.170.211

Nómina

En una empresa, la nómina es la suma de los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo. La nómina tiene un papel importante en una sociedad por varias razones.

Desde un punto de vista contable, la nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la propia nómina, afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas, y están sujetos a las leyes y reglamentos (por ejemplo, la nómina en EE. UU. está sujeta a las regulaciones federales y estatales). Partiendo de la ética desde el punto de vista empresarial, es fundamental que los empleados respondan con cuestionamientos a errores en la nómina e irregularidades. La buena moral de los empleados requiere una nómina a pagar a tiempo y con precisión. La misión principal del departamento que se ocupa de la liquidación de la nómina, es asegurar que a todos los empleados se les pague puntualmente y en forma, con las retenciones y deducciones correctas, asegurando que las retenciones y deducciones sean remitidas en tiempo y forma. Esto incluye el pago puntual de sueldos, retenciones de impuestos, y deducciones.

Registro y procedimiento para contabilizar la nómina en Administración

·         Conceptos de la nómina en España

o    2.1Devengos

o    2.2Deducciones

o    2.3Otras consideraciones

o    2.4Tipos de nómina

·         3Véase también

·         4Referencias

·         5Enlaces externos

Registro y procedimiento para contabilizar la nómina en Administración[editar]

Existen pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de las organizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período de pago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrar los nombres y remuneraciones de todos los trabajadores así como sus deducciones. La información que se incluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cada trabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo o de documentos similares. Después de separar las horas ordinarias (estructurales) de las extraordinarias (no estructurales), y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoría laboral se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, el aporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajador se registran luego del valor devengado para obtener por diferencia entre el total devengado y los totales retenidos el valor neto.

Conceptos de la nómina en España[editar]

La nómina, es la factura que por imperativo de la normativa legal fiscal debe de confeccionar el empresario por los servicios prestados por unidad de tiempo (jornada) -hora, día, semana, o mes- de cada trabajador que este dado de alta en la empresa. Como factura que es, el recibo debe de contener todos los datos identificativos del empleador y del empleado: nombre legal de la Empresa, domicilio social, código de identificación fiscal (CIF), código de cotización de la Seguridad Social, periodo de liquidación (identifica el periodo por el que se abona la nómina), nombre del trabajador, número del documento nacional de identidad (DNI) o equivalente, número de cotización de la seguridad social del trabajador, categoría profesional, fecha de antigüedad en la empresa, código del tipo de contrato y centro de trabajo.

El procedimiento y contenido que se ha de seguir para su confección es el siguiente:

Devengos[editar]

Los devengos (ingresos brutos) son las percepciones salariales o no salariales (pagos en especie) de cada trabajador: lo que recibe el empleado. Pueden ser dinerarias o en especies de cualquier clase o valor. Sirven para calcular principalmente la base de cotización de la seguridad social y la base imponible del impuesto sobre la renta de las personas físicas de cada trabajador, datos utilizables para calcular sus descuentos (aplicando los tipos y porcentajes legales correspondientes) que luego se restarán en el concepto de deducciones.

·         Salario base: fijado por el convenio.

·         Percepciones no salariales: dietas, plus de transporte, indemnizaciones, seguros médicos.

·         Pagas extra: prorrateadas por meses según permanencia de alta en la Empresa, y según señalan los convenios colectivos laborales las pagas extras pueden ser dos veces al año y deben de ser abonadas en fechas determinadas -julio y Navidad-, en diversos sectores productivos existe además la paga de beneficios. También pueden ser prorrateadas por meses. (ver Artículo 31. Gratificaciones extraordinarias, del Estatuto de los trabajadores)

·         Complementos salariales: pueden ser: por antigüedad; plus convenio (para subir el sueldo); retribución por idiomas; por puesto de trabajo; incentivos a comerciales, etc.

Deducciones[editar]

Se incluyen las deducciones de Seguridad Social y Hacienda, y demás obligaciones adquiridas de forma voluntaria por el trabajador con la empresa: anticipos, préstamos, etc.

·         Contingencias: Cálculo de las bases de cotización por contingencias comunes y por contingencias profesionales, también la base de horas extras, etc. La base de cotización mensual se obtiene como regla general del total devengado anual incluyendo las pagas extras que señale el convenio, divido por 12 meses y multiplicado por los días o meses de alta del trabajador en la empresa

·         A estas bases hay que aplicar los porcentajes correspondientes legales (modificables anualmente por ley) a descontar del total devengado:

·         Contingencias comunes: 4,7% de la Base de Cotización por Contingencias Comunes. En caso de baja por enfermedad, el salario a percibir es un porcentaje legal (ver regla dictada por la ley) de la base de cotización del mes (o días) anterior al día efectivo de la baja multiplicado por los días reales de baja por enfermedad del periodo(mes). En caso de baja por accidente, no existen descuentos de días, el complemento por accidente existe en la mayoría de convenios laborales que respetan el 100 del salario bruto percibido desde el mismo día del accidente hasta su alta por recuperación. La baja por maternidad cobra también el 100 del sueldo. El completo por enfermedad común o profesional, accidente o maternidad, es un pago delegado por orden de la seguridad social que realiza el empresario en la nómina, importe que minora del pago total en el boletín de cotización (TC1). Las personas inscritas en el Régimen General de la Seguridad Social en España gozan de múltiples beneficios sociales. En España, el empresario en el momento de alta de su actividad puede optar en firmar un contrato de adhesión a la Seguridad social institucional o una Mutua privada.

·         Desempleo: 1,55 % de la Base de Cotización por Contingencias Profesionales

·         Formación profesional: 0,1 % de la Base de Cotización por Contingencias Profesionales, se destina a cursos.

·         Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, conocido como IRPF: es la retención porcentual que se aplica sobre el total devengado anual que se paga a Hacienda y que varia según el total devengado y la situación familiar. Cambia si lo hacen las circunstancias personales del empleado (aumento de sueldo, nacimiento de un hijo). No se puede solicitar a la empresa un porcentaje mayor de retención al señalado legalmente para pagar menos en el momento de presentar la declaración de la renta.

Otras consideraciones[editar]

·         Grupo de Cotización: Es un parámetro que determina la cotización mínima y máxima de cada trabajador, las cuales van siendo revisadas anualmente por ley. La Seguridad Social determinó inicialmente 11 grupos¹​ y los ordenó según su categoría social, de tal manera que los grupos de menor nivel (propios de trabajadores pobres) gozan de unos límites más pequeños, como forma de acción social. El importe que sobrepase a la base de cotización máxima mensual establecida para el grupo 1 (3.425,70 € para 2014) no cotiza a la seguridad social. Los grupos de cotización vienen determinados por el puesto de trabajo y el salario.

·         Categoría o grupo profesional: determina el salario mínimo establecido en el convenio de cada empresa que depende de su actividad, y se publican actualizados cada uno o dos años en los boletines provinciales. En los convenios colectivos hay unas tablas salariales que marcan el salario mínimo que corresponde a cada una de las categorías profesionales. En casos de cotización por días, la base mínima se fija en una cantidad de euros por día. La determinación de la pertenencia a un grupo profesional es el resultado de la ponderación, entre otros, de los siguientes factores: Conocimientos y experiencia (formación básica o específica necesaria para cumplir correctamente la actividad encomendada), iniciativa, autonomía, responsabilidad, mando y complejidad.

·         Código contrato: el 100 corresponde a un contrato indefinido a tiempo completo; el 401, a un contrato por obra o servicio a tiempo completo; 420, a prácticas a tiempo completo, ver la tabla que a tal efecto señala la Ley para los demás tipos de contrato que existen en la actualidad.²​

·         Certificado de retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la renta de las Personas Físicas: Documento que confecciona la empresa por imperativo legal al final de cada ejercicio fiscal y que debe entregar al trabajador,³​ en donde tiene que señalar las retribuciones brutas anuales percibidas, el total de las deducciones (gastos) y las retenciones legales aplicadas a la nómina.

·         La nómina, en su concepto contable y fiscal, sigue el criterio de caja: se imputan los ingresos y gastos a medida que se realizan los cobros o los pagos.

Tipos de nómina[editar]

·         honorarios: la que esta hecha para las personas que son autónomos y/o independientes y declaran sus propios impuestos, (Abogados, Notarios, Registradores, Médicos, etc.,)

·         comisiones: los que solo reciben sueldo por realizar ventas y se llevan una comisión, en esta el patrón les retiene el impuesto para declararlo a hacienda y ya no tienen que hacer una declaración (a menos de que comisionen más de 300 000 anuales).

·         sueldos y salarios: son las más comunes y las que prácticamente todos conocen, los conceptos de pagos y de deducciones.